VRI-afdelinger vedligeholder generelt Conventus siderne og programmet, men kontoret hjælper gerne ved spørgsmål og enkelte opsætninger.
Udfordringer ved sæsonafslutning og overgang til ny sæson:
-Gamle hold må IKKE slettes med medlemmer, men kan overføres til ”Arkiv” eller til Ny gruppe, der døbes med f.eks ”Fodbold GL.”
ALLE hold, henvisninger til hjemmeside fra Conventus sker automatisk, så inden sæsonstart få hjælp til holdopsætning m.m....spørg kontoret på 86 17 86 89 eller bellevuehallerne@vri.dk inden du begynder.....
(dette, da både NYE og GAMLE medlemmer indgår i Kontorets indberetninger til forbund og Kommune)
VRI-kontoret bruger hold og medlemsfortegnelser til kontrol af medlemmernes beataling af kontingent. Derfor må Afdelinger IKKE uden kontorets medvirken påføre medlemmer til hold uden kontorets medvirkende.
Korrekt måde at påføre medlemmers evt. kontingentfrihed for Trænere eller Træneres Børn, er en bogføring på ”Løn” som skattefri godtgørelse og på ”Kontingent” som en indtægt.
Derfor er det vigtigt, at VRI-kontoret er medvirkende til denne påsætning af medlemmer på holdene. I den forbindelse, er det også kun VRI-kontoret, der kan modtage kontingent-betaling som kontant og evt. Fritidspas. Så disse medlemmer sendes til VRI-kontoret.